Eén ding is zeker, corona heeft veel aspecten veranderd in het afgelopen jaar. Wij gaan straks gemiddeld 2,5 dag thuiswerken, dan is uiteindelijk de volgende vraag: wat gebeurt er met de woon werkverkeer vergoeding? Dit gaat namelijk op de schop! Het plan is dat jij straks alleen een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangt zodra jij naar jouw werklocatie reist.
Wat gebeurt er exact met de reiskostenvergoeding?
Zoals eerder besproken, verschuift de mobiliteitsbehoefte van bezit naar behoefte. Corona heeft dit proces versneld, en een aantal zaken komen onder druk te staan. De auto van de zaak voor de leaserijder en de woon werk vergoeding voor de medewerker die naar één locatie reist. Uiteraard is dit het gevolg van het vele thuiswerken de afgelopen jaren. De reiskosten betaalde de werkgever op iedere (thuis)werkdag vast uit. Dit is prima voor de persoon die elke dag naar zijn werk reist, echter voor thuiswerkers is dit extra loon. Op het laatste punt komt de overheid nu in actie, de werknemer mag alleen de daadwerkelijk gereden kilometers declareren. De werkgever mag tot €0,19 per kilometer belastingvrij uitkeren.
Hoe gaat de overheid handhaven op woon werkverkeer vergoeding?
Een werkgever moet dus straks kunnen aantonen dat een werknemer dus echt gereisd heeft om een onbelaste reiskostenvergoeding uit te kunnen keren. Dus om de vaste uitgave te blijven hanteren moet de werknemer dus ook 128 dagen of 36 weken per jaar naar de vaste werkplek reizen. Mits dit niet het geval is, moet deze vergoeding als (verkapt) loon uitgekeerd worden. Hier moet jij als werknemer dus belasting over betalen.
Thuiswerk- & reiskostenvergoeding
Werkgevers moeten dus veranderingen aanbrengen in de reiskostenvergoedingen van werknemers. Zij moeten exact weten wie wanneer naar het kantoor reist, dit moeten zij dus ook aan kunnen tonen aan de belastingdienst. Verschillende initiatieven worden opgestard om ook het thuiswerken te belonen. De AWVN pleit bijvoorbeeld voor een algemeen thuiswerkbeleid en het NIBUD heeft een bedrag van €2,- per dag berekend als gemiddelde vergoeding. Hierdoor komen er verschillende initiatieven op gang.
Maar, er zit een addertje onder het gras. De werkgever mag geen reiskosten- & thuiswerkvergoeding onbelast uitkeren.
Is de reiskostenvergoeding verplicht voor de werkgever?
Mits dit in jouw contract, CAO of bedrijfsregels staat, dan wel. Met de nieuwe regeling staat een werkgever wel voor een uitdaging, want hoe ga je bewijzen dat iemand naar een werkplek heeft gereist? Op bonnetjes en administratieve rompslomp zit elke werknemer en werkgever niet te wachten, maar ook hier is een eenvoudige oplossing voor te bedenken. Als werkgever werk je hierdoor mee aan de nieuwe mobiliteitstrend en betaal je dit keer letterlijk per kilometer uit. Hoe jij dit kunt doen?
Juist door Automatische Rittenregistratie
Van bijvoorbeeld Cartracker. Wij zien sinds februari dit vraagstuk meerdere malen voorbij komen. Hoe kunnen wij de exact gereden (woon-werk) kilometers inzien van onze werknemers zonder inbreuk op de privacy van de medewerkers. Voor beide partijen is dit heel handig. Zodra jij als werknemer jouw kilometers volgens de rittenregistratie regels kunt verantwoorden naar jouw werkgever, weet jij ook wat je als vergoeding kunt ontvangen.
Voor de werkgever is dit overzicht handig, aangezien het bedrijf dit kan tonen aan de fiscus. Net zoals je dit eigenlijk doet voor de zakelijke voertuigen. Naar ons inzicht moet de werkgever dit faciliteren voor de werknemer, zodat het bedrijf de juiste vergoeding onbelast uitkeert aan de medewerker in kwestie.
Hoe gaat dit in zijn werk / over privacy hoef jij je geen zorgen te maken
Medewerkers kunnen in onze gratis rittenregistratie app drie ritmodussen selecteren, dus hoe ze de rit willen registreren:
- Woon-werk (rit van huis naar werk en van werk naar huis)
- Zakelijk (zakelijke rit naar locatie)
- Privé (belangrijkste modus, de werkgever ziet geen live locatie en geen ritgegevens van de medewerker)
Draai van bovenstaande ritten een eenvoudig rapport uit via ons systeem, dan ziet zowel de werkgever als de werknemer hoe hoog de woon-werk vergoeding moet zijn. Als werkgever hoef jij je dus geen zorgen te maken over een controle van de fiscus op de administratie, want wij houden dit automatisch voor je bij. Draai op ieder moment een rapport uit en wees voorbereid op de komende periode.
Ga met goede moed aan het werk
Wij snappen dat een data systeem soms nog wat tegenstand kan brengen onder het personeel. Met deze tips kun jij jouw medewerkers wellicht overhalen om het systeem in gebruik te nemen. Zij kunnen namelijk niet alleen ritten bijhouden, maar ook besparen! Verder handelt Cartracker volledig volgens de AVG wetgeving en Keurmerk RitRegistratieSystemen (bij inbouw inbegrepen).
Zorg voor gemak, eenvoud en goede voorbereiding op deze regeling. Wij kunnen jou hierin helpen, neem gerust contact op via +31(0)85 208 00 00, sales@cartracker.nl of plan een demo in via deze link!
