Heb jij een auto van de zaak en betaal je bijtelling? Dan kun je jouw zakelijke auto privé rijden, echter wil jij geen bijtelling voor de auto van de zaak meer betalen? Jij bespaart natuurlijk flink op jouw maandelijkse bijtelling, alleen je moet dan wel Rittenregistratie bijhouden voor de belastingdienst. Voordat je dat doet, vul je een verklaring geen privégebruik auto in. Daarna kun je gaan starten met het bijhouden van kilometerregistratie!
Zodra je een verklaring geen privégebruik auto hebt ingevuld, mag je niet meer dan 500 privé kilometers per jaar maken. Let op, dit zijn ongeveer 40 privé omrijkilometers per maand.
- het rit nummer (opeenvolgend 1,2,3 enz);
- de datum;
- beginstand kilometerteller;
- eindstand kilometerteller;
- beginadres;
- eindadres;
- gereden route indien afwijkend van meest gebruikelijke;
- en/of het een privé of zakelijk rit betreft
Je kunt ervoor kiezen om je rittenregistratie excelbestand zelf te maken en jouw kilometerregistratie handmatig bijhouden. Of schaf een Rittenregistratiesysteem zoals Cartracker aan, automatische Rittenregistratie zonder zorgen!
Zakelijke kilometers bijhouden – zakelijke ritten bijhouden en privé ritten bijhouden
Een kilometerregistratie bijhouden voor de belastingdienst is redelijk eenvoudig. Maar hoe kijkt de belastingdienst naar jouw ritten? Kortom welke ritten zijn privé en wat zijn zakelijke ritten? Hieronder beschrijven wij een aantal situaties die vaak voorkomen.
- Rit van huis naar kantoor / naar klant (zakelijk)
Dit is een makkelijk voorbeeld. Rijd je direct van huis naar het kantoor of naar een klant? Deze ritten moet je als zakelijke ritten bijhouden, jouw hoofddoel is namelijk zakelijk. Je gaat naar een zakelijke afspraak of naar je werk. Dit is standaard zakelijk.
- Rit van huis naar kantoor via kinderdagverblijf (combi privé en zakelijk)
Het klassieke voorbeel bij het bijhouden van Rittenregistratie. Deze kun je registreren als een enkele rit. Alleen de hele rit is niet zakelijk, maar een combinatie tussen zakelijk en privé.
Stel jouw rit naar kantoor is origineel 40 kilometer, jij rijdt 5 kilometer om voor het kinderdagverblijf. De originele rit van 40 kilometer heeft een zakelijk hoofddoel, de Creché heeft een privé hoofddoel. De afstand die je afwijkt van jouw originele route is dan privé. Dus in je rittenregistratie bestand komt een combi rit te staan met 40 kilometer zakelijk en 5 kilometer privé.
- Even een bloemetje halen voor je partner (privé)
Het hoofddoel van deze rit is overduidelijk privé. Doe je dit onderweg naar een afspraak of naar kantoor, dan kun je dit met omrijkilometers oplossen. Doe je dit vanuit of huis/kantoor en rijd je weer terug? Dan moet je dit opschrijven als privé rit in jouw kilometerregistratie.
- Ik ga naar de sportschool dichtbij mijn werk en rijd dan naar huis
Dit is een lastige. Afgaande op bovenstaande voorbeelden kun je dit opschrijven als combi rit. Naar de sportschool is namelijk prive en de rit naar huis is zakelijk. Toch is het niet zo simpel en moet je hiermee oppassen.
Normaal gesproken ben je niet binnen 15 minuten klaar met sporten, waardoor het automatisch meerdere ritten worden. De belastingdienst maakt een uitzondering wanneer het betrekking heeft op een korte stop, dan kun je de combi rit gebruiken. Jouw hoofddoel in dit voorbeeld is wel degelijk privé, net als de rit naar huis vanaf de sportschool. Deze twee ritten kun je dan alleen als privé aanmerken in je rittenregistratie. Het is dan verstandig om van je werk eerst naar huis te gaan (zakelijk) en daarna met een ander vervoermiddel naar een sportschool te gaan.
- Even langs de bouwmarkt om gereedschap op te halen
Deze ritten kunnen zowel zakelijk als privé zijn. Mocht je deze spullen nodig hebben voor je werk (aannemer of ten behoeve van het kantoor), dan kun je deze rit als zakelijke rit bijhouden.
Wanneer je een pot verf haalt om je muren thuis te schilderen dan is dit een privé rit, jouw hoofddoel is namelijk privé.
Bewijslast is belangrijk in jouw kilometerregistratie
Bovenstaande voorbeelden zijn één van de vele gevallen die voorkomen bij het goed registreren van jouw km registratie. De belastingdienst kan dan ook tot zeven jaar terug jouw ritregstratie opvragen. Je kunt jouw Rittenregstratie als excel bewaren, en handmatige kilometerregistratie bijhouden.
Rittenregistratie GPS systeem
Uiteraard snappen wij ook wel dat veel rittenregistratie excel’s soms niet meer te vinden zijn. Verder kom je er ook niet altijd aan toe. Cartracker is een systeem met het Keurmerk Ritregistratiesystemen (bij inbouw), dat betekent jij jouw rittenadministratie tot zeven jaar terug kan inzien. Alle ritten bijhouden in een handomdraai en zonder omkijken. Rittenregistratie volgens eisen van de belastingdienst!
