Een professionele leverancier van industriële productietechnieken
Klingelnberg-Klauss is in 1951 begonnen met een klein team enthousiaste mensen in een woonhuis te Rotterdam. Het was direct duidelijk, dat men met het importeurschap van enkele gerenommeerde Duitse merken een goede zet had gedaan. Het bedrijf groeide voorspoedig uit tot een professionele leverancier van industriële productietechnieken. De filosofie van Klingelnberg-Klauss (inmiddels de Optimat Group) is het leveren van een complete, technisch hoogwaardige oplossing voor de klant. Klingelnberg-Klauss is nu een organisatie met ca. 30 enthousiaste, betrokken medewerkers. Samen met Vens & Thiers in België vormt Klingelnberg-Klauss sinds 2008 de Optimat Group. Hierdoor is de gehele Benelux verzekerd van de levering van de houtbewerkingsmachines en -productielijnen van vooral de Duitse Homag groep. Naast het leveren van deze machines verzorgt Klingelnberg-Klauss ook service en onderhoud. Een eigen software afdeling levert, installeert en onderhoudt softwarepakketten en softwareoplossingen die essentieel zijn voor een optimale productie.
Wagenparkbeheer als parttime functie - Automatische Kilometerregistratie
Peter Broer is Service Manager bij Klingelnberg-Klauss. Naast zijn taken als Service Manager, beheert hij het systeem van Cartracker binnen de organisatie. Het wagenparkbeheer is voor Peter dus een part time functie. Peter zegt: “Wij gebruiken op dit moment slechts een deel van de vele mogelijkheden van het systeem. De afdeling Planning maakt gebruik van Cartracker als extra hulpmiddel. Als klanten vragen hebben over de
berekende reistijden en afstanden, levert Cartracker Track en Trace de correcte gegevens. Onze monteurs maken gebruik van de rittenregistratie app.”
Ongeveer tien jaar geleden is Klingelnberg-Klauss van start gegaan met Cartracker Rittenregistratie. Op dat moment maakten de monteurs nog gebruik van een papieren werkbonnensysteem. Dit zorgde soms voor vergissingen. Daarnaast werden de werkbonnen vaak te laat ingeleverd. Na een paar weken weet niemand meer waar hij exact is geweest en wanneer. Vanuit de klanten kwam ook vaak de vraag waar een monteur nu precies bleef of kwamen er vragen omtrent de factuur. Peter zegt: "In zulke gevallen konden we nooit een echt goed onderbouwd antwoord geven. Cartracker was echt een vooruitgang!" Nadat Klingelnberg-Klauss het Cartracker track en trace systeem in gebruik had genomen, volgde Vens & Thiers dus ook snel.
Klingelnberg-Klauss heeft momenteel negen monteurs en twee software specialisten in dienst, waarvan een aantal zowel zakelijk als privé rijden met de voertuigen. Zakelijke en privé kilometers bijhouden met een kilometerregistratie syteem, dit heeft sinds de invoering bij Klingelnberg-Klauss vele voordelen gebracht! De rittenregistratie loopt volledig automatisch door op de achtergrond. Hierdoor bespaart de organisatie enorm veel tijd aan administratieve werkzaamheden. Peter zegt: "Toen we tien jaar geleden met Cartracker begonnen, konden bestuurders middels een rode of zwarte button in de auto aangeven of zij privé of zakelijk reden. Op zich voldeed dat systeem, maar een vergissing was niet gemakkelijk te wijzigen achteraf." Sinds een aantal jaar gebruiken wij de kilometerregistratie app. Hierin kunnen bestuurders aangeven of een bepaalde rit zakelijk, woon-werk of privé is, ook met terugwerkende kracht. De app biedt daarin een groot voordeel ten opzichte van een systeem met buttons.
“De web omgeving van Cartracker is dusdanig gebruiksvriendelijk dat ik nooit echt een rapportage hoef te downloaden. Alle gegevens staan in onze eigen account weergegeven en worden bewaard in de cloud. De rapportagemodule is volledig aan te passen, zo kan ik zelf kiezen wat ik inzichtelijk wil hebben.”
Meer dan alleen rittenregistratie - ook track en trace voor ieder voertuig!
Inmiddels zijn de functionaliteiten van Cartracker dusdanig uitgebreid en geoptimaliseerd dat Klingelnberg-Klauss het systeem ook gebruikt voor de dagelijkse business. Track & Trace zorgt ervoor dat inzichtelijk is waar de voertuigen zich bevinden. De planning gebruikt deze functie veelvuldig. De afdeling planning heeft via de live kaart direct inzicht of een monteur onderweg is naar een opdracht of op locatie is bij de klant. De monteurs melden de opdracht af zodra zij deze voltooid hebben. In het geval van een spoedklus kan er dus snel geschakeld worden omdat inzichtelijk is welke monteur zich het dichtstbij bevindt. “Het Track en Trace systeem is voor de afdeling planning een goed hulpmiddel. Voorheen werd er veel gebeld met monteurs. Nu is alles direct inzichtelijk.”
Het systeem van Cartracker voldoet volledig aan de wettelijke eisen omtrent de AVG wetgeving. Indien bestuurders een rit op de privé ritmodus registreren, schermen wij de gegevens af. Er is dus wel inzichtelijk dat er gereden is, maar de ritdetails en locatie zijn afgeschermd. Omdat de monteurs van Klingelnberg-Klauss zowel zakelijk als privé gebruik maken van de voertuigen, is de mogelijkheid om individuele ritten af te schermen essentieel. Naast de rittenregistratie en Track & Trace gebruikt Klingelnberg-Klauss Cartracker om de urenregistratie te verifiëren. Cartracker registreert hoe lang een voertuig op locatie stilstaat en hoe lang het voertuig onderweg is. Aan de hand hiervan kunnen organisaties ervoor zorgen dat er geen discussies ontstaan over gefactureerde uren. Indien een klant of opdrachtgever het niet eens is met het aantal gefactureerde uren, dan kan de organisatie de uren aantonen aan de hand van de sluitende rittenadministratie. Inmiddels maakt Klingelnberg-Klauss al zo’n tien jaar gebruik van de oplossingen van Cartracker. Peter laat weten dat ze erg tevreden zijn over de functionaliteiten en de kwaliteit van het product.
“Cartracker is eenvoudig in gebruik en van hoge kwaliteit. Het rittenregistratie systeem doet wat het moet doen, zonder storingen of problemen. Een pluspunt van Cartracker is de helpdesk die altijd bereikbaar is wanneer er iets is".
