Vijf dingen die u moet weten over rittenregistratie

Door: Rick van Wetten | 14.03.2017

Er zijn verschillende redenen om als bedrijf een rittenregistratie bij te houden: bijvoorbeeld om de bijtelling te ontlopen, of voor efficiënt wagenparkbeheer. Maar waar moet een ritregistratie aan voldoen? En hoe voorkomt u een onverwachtse boete van de Belastingdienst? In dit artikel vindt u alle belangrijke informatie over kilometerregistratie.

Wat is rittenregistratie?

Ieder jaar kunnen bedrijven de bijtelling ontlopen, door aan te tonen dat er niet meer dan 500 kilometer privé wordt gereden in een bedrijfsauto. Alle gereden kilometers dienen dan wel goed en nauwkeurig te worden geregistreerd in een document: een rittenregistratie. Dit geeft ook het bedrijf zelf inzicht in verschillende zaken, zoals het aantal ritten en de bijbehorende type van een rit. Zakelijke- en privéritten worden door middel van een dergelijke ritregistratie gescheiden.

Wij merken dat er bij veel mensen onduidelijkheid heerst over waar deze 500 kilometer precies berekend wordt. Hierbij geldt dat niet het privégebruik per auto wordt beoordeeld door de belastingdienst, maar het gebruik per persoon per kalenderjaar.

Voorbeeld: Als een werknemer de grens van 500 kilometer overschrijdt met auto A, terwijl hij in het kalenderjaar beschikking heeft gehad tot auto A en B, zal over alle beschikbare auto’s (auto A & B) bijtelling berekend worden. Dit geldt dus ook als hij geen enkele kilometer privé gereden heeft met auto B.

Waar moet een zakelijke rittenregistratie aan voldoen?

Er zijn een aantal eisen waar een zakelijke ritregistratie aan moet voldoen. De belastingdienst wil dat in de rittenregistratie de volgende zaken worden vermeld:

  • Merk van de auto
  • Type van de auto
  • Kenteken van de auto
  • Periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt
  • De volgende gegevens van de ritten:
    • Datum
    • Beginstand kilometerteller
    • Eindstand kilometerteller
    • Beginadres
    • Eindadres
    • De afgelegde route
    • Aard van de rit (privé/zakelijk)

Een bedrijf moet de ritregistratie van de afgelopen vijf jaar bewaren. De belastingdienst beschikt over verschillende tools waarmee zij die de ritregistratie kunnen controleren. Wat enorm belangrijk is bij het registeren van ritten, is dat de registratie sluitend is. Als uw ritregistratie niet sluitend is, kan de boete van de belastingdienst oplopen tot maar liefst €5.278,-. Hier komt de door de Belastingdienst misgelopen bijtelling nog bij.

”Hardware is de enige solide
en betrouwbare oplossing voor
sluitende kilometerregistratie”

Hoe zorgt u dat uw rittenregistratie sluitend is?

De belastingdienst gaat ervan uit dat uw rittenregistratie sluitend is op het moment dat er gebruik is gemaakt van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Dit keurmerk staat garant voor de kwaliteit, de betrouwbaarheid en de privacy van ritregistratie. Controleer dus goed of een bepaald systeem over het Keurmerk RitRegistratieSystemen beschikt, om geen vervelende boete in de bus te krijgen.

rittenregistratie-keurmerk-ritregistratiesystemen

Hoe kunt u de kilometerregistratie bijhouden?

Er zijn verschillende manieren om deze rittenregistratie bij te houden.

  1. Handmatig: Het feit dat deze manier van registratie zowel tijdrovend als onnauwkeurig is, zorgt ervoor dat dit erg inefficiënt is.
  2. Apps: Met apps als ‘RouteReg’ en ‘Ritbewijs’ worden ritten tegen een vergoeding automatisch geregistreerd. Er zit wel een groot nadeel verbonden aan kilometerregistratie via een app. De Belastingdienst accepteert deze registratie namelijk niet als geldig bewijs voor de gereden kilometers.
  3. Blackbox: De meest efficiënte manier om tot een sluitende rittenregistratie te komen is via een blackbox. Hardware is de enige solide en betrouwbare oplossing voor sluitende kilometerregistratie. Een blackboxsysteem registreert automatisch uw ritten met behulp van gps. Echter is het van groot belang dat een systeem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en dus over het Keurmerk RitRegistratieSystemen bezit. Zo wordt een onverwachtste boete voorkomen.

 

Wat kunt u nog meer met een rittenregistratiesysteem?

Cartracker is een rittenregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, waardoor de Belastingdienst ervan uitgaat dat uw kilometerregistratie sluitend is. Verder is uw registratie door dit keurmerk ten alle tijden voorbereid op toekomstige veranderingen in de regelgeving. Naast efficiënte en sluitende ritregistratie, biedt Cartracker nog veel meer voordelen :

Bekijk hier meer informatie over Cartracker, of start gratis de online demo!

belastingdienst-rittenregistratie

Ik help u graag verder op weg met het beheer van uw wagenpark.

roy

Accountmanager Cartracker

Bel naar 088 – 3326 701 of stuur een e-mail naar roy@cartracker.nl

Contact met u opnemen

Vul hieronder uw gegevens in, dan nemen wij op werkdagen
binnen 24 uur contact met u op.

Contact